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查新管理制度

一、法规制度
第一条:华北电力大学查新工作遵照执行科技部制定的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》。参照执行科技部推荐的《查新程序》、《查新质量评价指标》。使用科技部推荐的查新合同及查新报告格式。遵照执行科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心有关科技查新工作的法规、政策、管理办法和规定。

第二条:学习并遵照执行以下与科技查新相关的法律法规:《科技技术成果鉴定办法》、《科学技术保密规定》、《国家科学技术奖励条例》、《中华人民共和国合同法》、《技术合同认定登记管理办法》、《关于促进科技成果转化的若干规定》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国科学技术进步法》、《中华人民共和国知识产权法》、《中华人民共和国专利法》。

第三条:当某一科技计划就本计划课题申报和鉴定时出具查新报告有明确的要求时,且这些要求与以上各种法规制度不相矛盾时,可按该计划的查新要求来出具查新报告。其它科研管理部门、行政机构、用户不能影响查新工作的独立性和客观性,查新站可不按受其不合理要求。

二、治理结构
第四条:华北电力大学查新接受国家奖励办、教育部科技发展中心成果专利处的资质审查、年检及业务领导。

第五条:华北电力大学查新接受华北电力大学及华北电力大学图书馆的行政领导。华北电力大学图书馆为查新提供必要的资源和条件。包括:设置三名以上专职查新岗位,五名以上兼职查新岗位,支持查新人员的业务培训,提供计算机网络环境,购置与查新业务密切相关的文献资源。华北电力大学作为查新的法人机构,监督查新的工作。

第六条:华北电力大学查新设负责人一名,由华北电力大学图书馆馆长兼任。查新组设组长一名,由信息中心主任兼任。站长负责查新站的岗位设置和服务监督。组长负责本查新组的查新项目管理、业务培训、资源建设。查新业务作为信息中心的服务项目之一进行量化管理。

第七条:查新项目实行三级管理制,查新员、审核员、咨询专家。查新员负责查新全过程,听取审核员的修改意见,与审核员共同选择咨询专家并向咨询专家请教。审核员对查新程序、文献资源、检索词、相关度、对比分析、查全率及查准率、查新结论等方面进行审查并提出修改意见。咨询专家就查新项目的技术内容提供相关背景资料、文献线索、新颖性判断。

三、性质
第八条:华北电力大学查新属鉴证咨询机构,非普通文献信息服务机构。查新人员提供的查新报告属鉴证咨询产品,为鉴定、证明类文件,故应具备真实性和客观性,信息中心及查新人员应对查新报告的内容及观点承担法律责任。

第九条:信息中心及查新人员的资质有效是保证查新站作为鉴证咨询机构的充分必要条件,信息中心应及时接受国家相关部门的资质审查,查新人员应积极参加查新资格培训。不符合查新资格的参考咨询馆员不能进行独立查新。

第十条:华北电力大学查新要在被授权的学科范围类进行查新,不得接受其它学科的课题查新。

第十一条:查新报告向科技计划管理部门、成果鉴定部门、科研奖励部门、项目验收部门、各级科研管理部门、专家评审组等机构负责。因此,信息中心及查新人员有义务接受以上部门就所属课题查新报告的质询,查新员有义务向专家评审组汇报查新过程及查新结论。

四、查新人员管理
第十二条:查新员资格要求:①熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》;②接受过国家有关查新的正规培训,未接受过培训的人员应具有从事文献检索与信息咨询服务工作的经验,并与正式查新人员联合做出进行查新工作; ③具有一定的外语和计算机水平; ④具有良好的职业道德;⑤本科(含)以上学历,具有中级(含)以上专业技术职称。

第十三条:审核员资格要求:①熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》;②接受过国家有关查新的正规培训,具备从事查新的资格;③具有三年以上与查新相关的工作经历;④具有较高的外语和计算机水平; ⑤具有良好的职业道德;⑥本科(含)以上学历,具有高级专业技术职称。

第十四条:咨询专家资格要求:① 对查新项目所属专业有丰富的理论知识和实践经验、具有权威性;② 熟悉查新判断与分析的原则与要点;③ 副高级职称以上,4)对查新报告的技术内容严格保密,尊重同行的知识产权。

第十五条:人员培训:凡国家奖励办组织的查新培训班,信息中心将派查新人员参加,争取使所有查新人员参加培训,并获得资格证书。信息中心每年召开所有查新人员参加的为期两天的查新工作研讨会,组织学习有关查新的法律法规,学习兄弟查新单位的先进经验,交流查新体会;鼓励查新人员撰写查新方面的学术论文;进行必要的业务考试以提高查新、检索、外语等综合水平。

第十六条:对违背职业道德、有故意弄虚作假行为的查新人员,取消其查新资格。对业务素质低,不能出具合格查新报告的查新人员,暂停其查新资格。对不能遵守查新工作独立性原则,依用户要求做出查新结论的查新人员,将予以警告,警告三次以上,取消查新资格。对科研评审部门或专家组提出异议的查新报告,查新站在审查后,认为查新报告不合格,可另换查新员,重新出具查新报告,若认为查新报告合格,可向评审部门或专家组解释,坚持独立性原则。

第十七条:鼓励查新人员向专业化方向发展,每一位查新人员应确定一、两种专业作为自己的查新专业发展发向,华北电力大学图书馆应为查新人员进修、听课和自学提供方便条件。查新人员在专业化方面的要求是:熟练掌握本专业检索工具、工具书、科技期刊、协会及专业会议;具备本专业基础知识;能看懂本专业的综述性文献;熟悉本专业的学术网站;熟悉一定量的本专业国内外学术权威;掌握本专业一定量的专业术语;了解本专业的最新研究动态及热点问题。

五、查新档案管理
第十八条:查新组设专人管理档案。查新档案包括查新合同、查新报告及其附件。一个查新课题形成一个档案记录,每条档案记录保存其电子版和印刷版,建立查新档案数据库。

第十九条:查新档案数据库应包括查新题目、委托单位、查新类型、查新人、查新时间、课题所属科研计划、主题词、编号等数据。查新数据库为永久保存档案,查新报告为长期保存档案,一般保存五年。

第二十条:查新报告完成后应及时将复本提交国家奖励办开设的全国查新报告数据库。

第二十一条:查新档案还包括和查新有关的文档:申报查新站的材料;年检材料;科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见;有关查新工作的争议和法律文件;查新人员培训计划及培训证书复本;查新文献资源建设计划;国际联机服务合同及帐目等。以上材料属永久保存档案。

第二十二条:查新档案的用途:查新档案应在查新站内部公开,以利互相学习,取长补短,并互相监督。查新档案是接受查新管理机构审查,评定和质询的文本。查新档案是查新机构发生法律纠纷时的文字证据,查新档案不能对外公开。

六、查新项目管理
第二十三条:查新项目分类:国际鉴定查新,查新目的是课题鉴定或报奖,文献检索范围是国内外各种类型文献。国内鉴定查新,查新目的是课题鉴定或报奖,文献检索范围是国内各种类型文献。国际立项查新,查新目的是申报课题,查新范围是国内外各种类型文献。国内立项查新,查新目的是申报课题,查新范围是国内各种类型文献。其它查新,根据某一项目课题申报指南规定的查新要求。

第二十四条:反馈制度:每年进行一次反馈调查,对全年所作查新报告按类排列,调查内容有三方面,一是立项课题是否获得项目,鉴定课题是否通过鉴定,是否获奖。二是用户及专家对查新报告提出了什么意见。三是对查新员工作质量及工作态度的反馈意见。调查方法:电话调查、E-Mail调查、通信调查、网络查询。调查时间:一般在次年初,对一些重点课题可随时追踪调查。

七、查新文献资源建设
第二十五条:凡科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心编辑的有关科技查新方面的工具书、文件汇编、手册应及时购买,保证每个查新人员人手一册。与查新业务相关的图书及期刊,包括情报检索、科研管理与评价、科技创新理论、科学技术史、科技动态类,由查新组组长列出采访计划,提交给华北电力大学图书馆采访部。

第二十六条:连续订购美国DIALOG公司的数据库和服务。

第二十七条:查新站计划建立自己的主页,在主页上提供与查新相关的各种法规制度,并链接与查新相关的网站,如科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心、国家重大科研计划网站、各级科研管理部门网站。同时,链接本馆订购的各种网络数据库和互联网上的免费科技文献网站,以及国内其它查新站的网站。

八、查新收费
第二十八条:科技查新属于有偿、非盈利服务,收费标准由查新站提出,经华北电力大学图书馆及华北电力大学校办同意后执行。

第二十九条:制定收费的依据:①参照兄弟查新站的收费标准,略低于经济发达地区;②按查新项目的类型分别定价;③收费与科研项目的经费成正比;④与所检索文献资源的范围成正比;⑤国际联机检索按成本收费;⑥立项查新收费低于成果鉴定查新;⑦每查新项目收费区间在300-1000元之间;⑧查新收费价目表每半年根据实际情况调整;⑨收费点包括:检索费、报告费、加急费和复本量费。

第三十条:对读者明码标价,收费要有明细表,收费后开具发票,每笔收费要登记交款单位、付款人,课题名称、收费金额及查新员。所收款项悉数上交华北电力大学图书馆。